Вътрешно-фирмена е-кореспонденция (правила)

Проблемът с мързела си е мой, но като всеки проблем искам да си го решa.



Работя в голямо предприятие (около 300 човека сме), в което ВСЕКИ си има ПЦ и личен e-mail. Оказа се, че колегите тук не че не искат да ги ползват, ами май не знаят какви възможности предлагат e-mail клиентите (Outlook +/- Expres) за улесняване на работата. Става дума за безспорните ползи от правилното ползване на ” CC: ”, ”BCC: ”, ”Subject”, ”Out of Office assistant”, ”Read receipt”, ”Signature”, .... стига толкова. За share-ване на календари, за ”Аssign task” и за ”meeting requests” – по-нататък, пък и не всички са на Outlook.



Ето един пример (от практиката ми, но поразкрасен за по-голяма изразителност с добавки от други показателни примери):



<blockquote id="quote"><font size="1" id="quote"><b id="quote">quote:</b id="quote"></font id="quote"><table border="0" id="quote"><tr id="quote"><td class="quote" id="quote"><font size="1" id="quote">Исках 1 файл от колега преди около 3 седмици. Не си стои в стаята човека, та му го поисках по e-mail-a ( с request за read receipt). След 3 дни го срещам на кафе-машината – още не си бил отварял пощата!? След още няколко дни (когато файлът вече не ми трябваше – взех си го от друг колега, защото по липсата на read receipt реших, че първият е безнадежден случай и няма в близко бъдеще да си отвори пощата) той се свърза с мен (по телефона) и ми каза, че ще ми прати файла. Не възразих ...

Получих e-mail от него едва онзи ден.... За изминалите 2 седмици (от обаждането му) вече съм позабравил естествено за задачата, пък и файловете са не един, а няколко, и май нямат много общо нито един с друг, нито пък с темата на задачата. Чудя се аз какво да си ги правя тези файлове – няма нито смислен Subject (само имената на файловете), нито 2 реда инструкции. За пожелание за лек ден и прочие любезности и малки радости - да не говорим. Пращам RE веднага с плахата надежда да не си е затворил още пощата. Нищо. Тръгвам да го питам по телефона .. А сега де? Кой му беше номера? Няма signature. След дълго ровене в отдавна неактуализирания телефонен указател на фирмата намирам телефона. Звъня чак на следващия ден. Отпускар бил вече (само 2 седмици)...</td id="quote"></tr id="quote"></table id="quote"></blockquote id="quote"><font size="2" id="quote"></font id="quote">



Та <span id='hl' style='background-color: yellow'>молбата ми е, ако някой има написани </span id='hl'>(по възможност на български, но и EN става) <span id='hl' style='background-color: yellow'>неписаните правила за вътрешно-фирмена комуникация (за добрите практики в е-кореспонденцията) – да ги публикува тук </span id='hl'>или да ми ги прати на e-mail-a (това само ако смята, че не бива да ги виждат много очи (фирмени тайни и др. подобни)).



Някой ще каже, че наличието на набор от правила не е решение на проблема, защото повечето хора няма да ги спазват. Да. Така е. Всеки (не) прави нещо, за да се чувства бунтар по свой си начин. Но все пак е добро начало за решението на проблема.

И друго - писането на правила хич не е лека задача. Ако примерно правилата на форума бяха цели 4 -5 страници (екрана де) и ако някой не ги цитираше ежедневно, едва ли щяха да бъдат четени изобщо ...

Стига съм писал, че и без това стана много дълго – няма да има желаещи да го започнат даже ...

На никой редови служител не му влиза в задълженията да си пише signaturе, това го прави IT отдела и то по предварително съгласуван с началството образец.



С това естествено проблема с неактуалния указател с ВЪТРЕШНИ номера не се решава - трябва винаги да има актуален такъв примерно на интранет сайта на фирмата, така че всеки да може да го види/разпечати.



Според мен проблема с неотварянето на пощата може да се разреши единствено чрез отнасяне на въпроса до началството в подходящ момент, когато стане беля заради това

ами слагате задължително default signature - при някои позиции даже е добре да има няколко... (бг/english...)



иначе виж това: http://www.orbitel.bg/downloads/netiket.pdf - мисля че е написано на език който няма да затрудни непросветените (за колегите ти говоря) - а може да научат нещо



Мисля че за толкова голямо предприятие си е направо задължително да изградите общоприети норми за комуникация. Ключа от палатката е да убедиш ръководството че това е нужно за имиджа на фирмата, за това как ще ви възприемат бизнеспартньорите а и за улеснявване работата вътре във фирмата.



Може да си направите корпоративна адресна книга (обаче трябва някой да я ъпдейтва и някой да набива в главите на юзърите как и защо се ползва), да възприемете номенклатура за това как се кръщават й-мейлите - например



Име Фамилия може да изглежда по следните начини:



и.фамилия@домейн.бг

име.фамилия@домейн.бг



успех в борбата с юзърите - трудно е обаче има полза [:D]

по -лесно това става с "Lan Chat , E-POP

по-бързо и удобно е - и файлове могат да се пращат , и бързи писма - разгледай ги

ако я нямаш , ще я кача на сайта ми и ще ти дам линк

@pentagod

(Принципно) съм съгласен с теб (и за отговорностите на IT отдела, и за интранет страницата, и за “донасянето” на шефа), но:

1. Дори да имаш signature (надлежно сложен като default от ИТ), то може и да не го ползваш, или пък да го триеш “това досадно нещо”.

2. За “съгласуван образец” на Signature: съгласувани елементи, съдържание, последователност (?) – ДА, но е хубаво всеки да има поне малко свобода (право на избор). Подписът ти е ... хм ... аналог на аватарите - има куп изисквания за тях, но всичките са различни (май).





@Mr.TECHNO

Идеята ти е добра, но само за работа с най-близките колеги (дори тези в стаята ако щеш). С тях (за да не си пълним пощите) си пишем през Y!Messneger-a. За да имат “подкрепата на началството” търсените от мен правила, те трябва да изместят и голяма част от бумащината, т.е. да се запазят поне донякъде формата и характеристиките на едно "официално писмо", т.е. (1) да си имаш копие от него (history) (2) да можеш да си го разпечаташ заедно с потвърждението за получаване/прочитане и отговора. Да не говорим, че още една (задължителна) програма за комуникации ще дойде в повече на повечето колеги. Прати линк все пак...





@mitsy

Благодаря за разбирането и пожелнията!



BTW

От 1 седмица разпитвам насам-натам и това на Орбител вече го бях намерил, но само малки части от него имат отношение към темата. Проучването ми (сред приятели, много от които в именити (+/- чужди) фирми) показа, че подобни правила никъде (почти) ги няма разписани (затова пуснах и темата). Масово се работи по “добрия пример на по-старите колеги”.

@Prt - не си ме разбрал - това е една много лека и приятна програма за по-лесна и бърза комуникация

"Y messenger" е доста по тежка и неудобна . - Според мен де. Програмата засича автоматично юзерите по мрежата и всеки пише и праща на всеки това което иска , стои си в systray и е идеална за пращане на фаилове и съобщения

( а аз в една стая използвам речевия си апарат за комуникация )



httpwww.tucows.compreview193852.html

@Mr.TECHNO



OK. Прати ми линк, моля те. Съгласи се обаче, че YahooMessenger-a и Lan Chat , E-POP са доста off-topic.



//също off-topic

за речевия апарат

Колкото и да е технократско и асоциално може би, НАПИСАНОТО е за предпРочитане. То си е като хвърления камък. Малко доводи:

(1) не е приятно да прекъсваш работата (кефа) на някого за щяло и нещяло точно когато ти си на кеф (2) пък и кой ти помни какво си казал/са ти казали (3) има все повече хора, които писмено се изразяват много по-разбираемо и много по-бързо отколкото устно (4) ...

//



<font color="blue">Ако някой се е присетил случайно нещо по тази тема от преди 1 година ... да сподели.</font id="blue">

Решение : заповед на упраеителят , Изп. директор и т.н.

!.При. поставено запиване / въпрос/ да се даде отговор до 7 дни, ако не е поставен друг срок. Отговор " не" , "не съм запознат" е отговор.

2. При неотговаряне в срок наказание / най-често парична/.

От практиката съм се уверил, че върши работа, иначе питам някойот централата , ами .... той, тя , то ... и нямаш отговор.

След тази заповед има положителни резултат поне за външните офиси.

Ще ме прощавате, но ако запитам или поискам от някого в фирмата нещо и не получа отговор в следващите 10-15 мин, а не 3-4-5-6-7 дни!!!???...то пред запитания обикновенно стои задачата да си търси друга работа....срещу дебилството и безхаберието няма програми за съжаление...а и проблема е описан много блудкаво....освен че фирмата има 300 души персонал и че всеки има ПЦ и мейл друго не е ясно или:

1. териториален въпрос - тия хора са в една сграда или не, ако не в колко и на какво разстояние - приблизително.

2. организационен въпрос - тия 300 едва ли всичките са инженери или касапи...сигур са организирани в отдели, колко на брой са, кои с кои имат право да комуникират, кой за какво отговаря и т.н.

За вътрешно-фирмена комуникация си има стандарт ISO 9001-2000... За всичко останало... Inspector Gadget :)

<blockquote id="quote"><font size="1" id="quote"><b id="quote">quote:</b id="quote"></font id="quote"><table border="0" id="quote"><tr id="quote"><td class="quote" id="quote"><font size="1" id="quote">...а и проблема е описан много блудкаво....освен че фирмата има 300 души персонал и че всеки има ПЦ и мейл друго не е ясно или:

1. териториален въпрос - тия хора са в една сграда или не, ако не в колко и на какво разстояние - приблизително.

<div align="right">Originally posted by skynet - 15/06/2005 : 22:24:08</div id="right">

</td id="quote"></tr id="quote"></table id="quote"></blockquote id="quote"><font size="2" id="quote"></font id="quote">



Да. В една сграда.



<blockquote id="quote"><font size="1" id="quote"><b id="quote">quote:</b id="quote"></font id="quote"><table border="0" id="quote"><tr id="quote"><td class="quote" id="quote"><font size="1" id="quote">

2. организационен въпрос - тия 300 едва ли всичките са инженери или касапи...сигур са организирани в отдели, колко на брой са, кои с кои имат право да комуникират, кой за какво отговаря и т.н.

</td id="quote"></tr id="quote"></table id="quote"></blockquote id="quote"><font size="2" id="quote"></font id="quote">



@skynet

Както може би се досещаш - за държавна институция става дума. Работата е там, че си има установен ред - служебни бележки, докладни записки, ... който ред (хубав или лош - не знам) доказано работи. За много голяма част от кореспонденцията обаче не е необходима цялата тази бумащина (с парафи на началници и т.н.).

<blockquote id="quote"><font size="1" id="quote"><b id="quote">quote:</b id="quote"></font id="quote"><table border="0" id="quote"><tr id="quote"><td class="quote" id="quote"><font size="1" id="quote">Ще ме прощавате, но ако запитам или поискам от някого в фирмата нещо и не получа отговор в следващите 10-15 мин, а не 3-4-5-6-7 дни!!!???...

<div align="right">Originally posted by skynet*-*15/06/2005*:* 22:24:08</div id="right">

</td id="quote"></tr id="quote"></table id="quote"></blockquote id="quote"><font size="2" id="quote"></font id="quote">

При нас е такъв срока защото трябва да се направи запитване до фирми извън България и да се получи оферта от тях.

За спешни задачи има други срокове или телефон.

Но всекя работа си има своя специфика